Reisekosten abrechnen 

Betrieblich veranlasste Reisekosten mindern den Gewinn und damit in der Regel die Einkommensteuern, und bei gewerblichen Unternehmen auch die Gewerbesteuer. 

Definition: Geschäfts- und Dienstreise

Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn ein Unternehmer oder Freiberufler außerhalb seiner Wohnung und regelmäßigen Betriebsstätte oder Praxis geschäftlich tätig wird.

Eine Dienstreise lag vor, wenn Arbeitnehmer außerhalb Ihrer Wohnung und regelmäßigen Betriebsstätte beruflich tätig wurden. Bei Arbeitnehmern sind Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten nun unter dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst. 

(!) Alleine die Reisekostenbelege abzuheften reicht für den Betriebsausgabenabzug nicht aus. Um die betriebliche Veranlassung nachzuweisen sind zusätzliche Angaben wie Anlass, Reisezeiten, Reiseroute etc. erforderlich, die zweckmäßigerweise auf entsprechenden Reisekostenabrechnungen gemacht werden.

Zu den steuerlich abzugsfähigen Reisekosten zählen:

1. Fahrtkosten

2. Verpflegungskosten          

3. Übernachtungskosten         

4. Reisenebenkosten  

(!)  Auf Reisen entstandene Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden sind gesondert nachzuweisen (siehe → Bewirtungskosten), also nicht innerhalb der Reisekostenabrechnung aufzuführen.

1.  Fahrtkosten:  

1.1  Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Aufwendungen für Straßenbahn, Bus, Bahn, Flugzeug, Taxi etc. sind in Höhe der durch Belege nachgewiesenen Beträge abzugsfähig.

1.2  Fahrten mit privaten Fahrzeugen

Wird für die Geschäftsreise ein privates Fahrzeug des Unternehmers oder ein anderes privates Fahrzeug genutzt, können die anhand eines Fahrtenbuches nachgewiesenen und tatsächlich entstandenen Kosten (→ siehe Tool: Tatsächliche Fahrzeugkosten) oder, ohne Nachweis, folgende Pauschbeträge je gefahrenem Kilometer angesetzt werden:

• 0,30 € mit PKWs
• 0,20 € mit Motorrädern, Motorroller, Mopeds, Mofas, E-Bikes mit Kennzeichenpflicht

• -,- - € mit Fahrrädern, E-Bikes ohne Kennzeichenpflicht
  

Mit dem Ansatz von Kilometerpauschalen sind sämtliche Fahrzeugkosten für Kraftstoff, Anschaffung, Steuern und Versicherung, Wartung und Reparatur abgedeckt. Parkgebühren, Fährgebühren, Maut etc. sind nicht damit abgegolten und können zusätzlich zu den Kilometerpauschalen geltend gemacht werden. 

1.3  Fahrten mit Firmenfahrzeuge

Werden Firmenfahrzeuge genutzt, werden üblicherweise die tatsächlich anfallenden Kosten wie Kraftstoff etc. bereits in der Buchführung berücksichtigt. Daneben können nicht zusätzlich noch Km-Pauschalen geltend gemacht werden.

2.  Verpflegungskosten

Aufwendungen für Verpflegung können nur in Höhe der Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Höhere Aufwendungen können nicht angesetzt werden, auch wenn diese durch Belege nachgewiesen werden. Die Verpflegungspauschalen sollen nicht die gesamten Verpflegungskosten, sondern nur die reisebedingten Mehraufwendungen abdecken.

Die Höhe der Pauschalen sind von der Abwesenheitsdauer abhängig, ausgenommen für Anreise- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen, deren Höhe unabhängig von der tatsächlichen Reisedauer an diesen Tagen ist.

3.  Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten für Geschäftsreisen (Unternehmer) im Inland und im Ausland sind in tatsächlicher Höhe, d. h. durch Belege nachzuweisen. Ein pauschaler Ansatz ist bei Geschäftsreisen  - auch für Auslandsreisen -  nicht möglich.

Die Kosten für Frühstück sind aus den Übernachtungskosten heraus zurechnen. Werden sie nicht separat ausgewiesen, sind sie pro Übernachtung mit 20 % des Pauschbetrages für 24 Stunden, d. h. bis einschließlich 2019 mit 4,80 € und ab 2020 mit 5,60 € in Abzug zu bringen, es sei denn, auf der Rechnung ist vermerkt, dass keine Kosten für Frühstück enthalten sind. 

Bei Auslands-Dienstreisen (Arbeitnehmer) können anstelle des Belegnachweises für Übernachtungen auch Pauschalen geltend gemacht werden. Für einzelne Länder, und teilweise sogar für Gebiete und Städte, sind unterschiedliche Pauschbeträge zu beachten. Innerhalb einer Reisekostenabrechnung ist nur eine Methode zulässig, d. h. es darf nicht zwischen Beleg- und Pauschalabrechnung gewechselt werden.

4.  Reisenebenkosten

Zu Reisenebenkosten, die steuerliche geltend gemacht werden können, zählen beispielsweise:

• Trinkgelder

• Aufmerksamkeiten     

• Gepäckbeförderung und Gepäckaufbewahrung,

• Gepäckversicherung,

• Telefax- und Fernmeldegebühren etc.

• Porto

• Nahverkehr

• Parkgebühren

• Fährkosten

• Straßenbenutzungsgebühren

• und weitere

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